Cách viết email xin thực tập cho sinh viên đơn giản, dễ hiểu

Viết thư ứng tuyển thực tập sinh có tầm quan trọng như thế nào?    

Cách viết email xin thực tập tương đương việc bạn gửi đi một lời chào đến một doanh nghiệp. Thông qua email này, bạn giới thiệu bản thân và mục đích của việc liên hệ. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm thực tập sinh, họ có thể phản hồi lại bạn. Trái lại, nếu bạn đến trực tiếp mà không liên hệ trước, có thể sẽ không có sự sắp xếp thích hợp để chào đón bạn.

Thêm vào đó, nội dung của email xin thực tập sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn cơ bản về tính cách, khả năng và tư duy của bạn. Nếu họ cảm thấy bạn phù hợp, họ sẽ phản hồi và sắp xếp cuộc họp tại văn phòng. Nếu không, họ cũng sẽ không đề nghị cuộc gặp. Điều này mang lại lợi ích về thời gian cho cả hai bên.

Những vấn đề thường gặp phải khi viết email xin thực tập

Có một số nguyên nhân khiến cho cách viết email xin thực tập mới ra trường bị từ chối hoặc thậm chí không nhận được phản hồi. Dưới đây là những vấn đề cần lưu ý:

• Không trùng khớp với vị trí công việc: Có thể email của bạn ghi rõ vị trí thực tập, nhưng nội dung lại không khớp với mô tả công việc hoặc yêu cầu của doanh nghiệp.

• Thông tin liên hệ không chính xác: Gửi sai tên hoặc địa chỉ email của người nhận làm cho email của bạn không thể đến đúng người, gây mất cơ hội.

• Tiêu đề không rõ ràng: Tiêu đề email cần phải thể hiện mục tiêu của bạn là xin thực tập, nếu không, người nhận có thể không nhận biết rõ mục đích của bạn.

• Nội dung thiếu tinh tế: Một email xin thực tập cần phải được viết kỹ càng và chăm chút. Nếu nội dung quá sơ sài hoặc không biết cách viết email xin thực tập chuẩn, sai lỗi chính tả, sẽ tạo ấn tượng không tốt về bạn.

Cách viết email xin thực tập giúp tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng    

Việc tạo một tài khoản email miễn phí trên các nền tảng như Gmail, Outlook..  khá đơn giản. Bạn có thể tạo một địa chỉ email phù hợp với công việc bằng cách sử dụng công thức: [tên của bạn]@email.com.

Tránh sử dụng các địa chỉ email thiếu tính chuyên nghiệp. Đây là một trong những thông tin đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ nhận thấy. Vì thế, việc này không nên bị xem nhẹ, nếu bạn không muốn bỏ lỡ cơ hội thực tập quý báu.

Viết email xin thực tập ấn tượng từ bước đặt tiêu đề

Trong hướng dẫn cách viết email xin thực tập, phần tiêu đề được xem là một phần cực kỳ quan trọng. Đúng vậy, tiêu đề chính là yếu tố quyết định liệu nhà tuyển dụng có mở và đọc email của bạn hay không. Ở phần này, bạn cần phải viết rõ ràng những thông tin cơ bản: Họ tên của bạn + Vị trí thực tập bạn đang ứng tuyển + Mục đích gửi email (Yêu cầu thực tập).

Thông qua tiêu đề chính xác và súc tích, bạn sẽ thu hút sự chú ý của người nhận, làm cho email của bạn nổi bật trong hộp thư đến. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi để người nhận dễ dàng hiểu rõ mục đích của bạn ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Lời mở đầu hay là cách viết email xin thực tập hiệu quả

Trong phần nội dung của email, các bạn hãy khởi đầu bằng một lời chào lịch sự và trang trọng. Ví dụ như: "Kính gửi Phòng nhân sự Công ty..." hoặc "Kính gửi Anh/Chị... - Trưởng phòng tuyển dụng...". Tiếp theo, bạn có thể tự giới thiệu mình một cách ngắn gọn, đưa ra tên, tuổi, thông tin về trường học và ngành học của mình.

Sau đó, bạn có thể trình bày mục đích của việc gửi thư, trong đó bao gồm các nội dung cơ bản như sau:

• Mong muốn khi thực tập: Trong phần này của cách viết email xin thực tập, các bạn hãy mô tả những mong đợi và mục tiêu mà bạn muốn đạt được trong thời gian thực tập.

• Thời gian có thể thực tập: Cho biết khả năng và sẵn sàng của bạn về việc thực tập trong thời gian nào.

• Cam kết khi thực tập: Đưa ra sự cam kết của bạn về sự nỗ lực, học hỏi và đóng góp trong quá trình thực tập.

Nội dung chính của email

Sau khi đã đề cập đến mục đích của việc gửi email là xin thực tập, bạn cần phải trình bày chi tiết hơn về những kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân để thuyết phục nhà tuyển dụng về khả năng của bạn. Hãy tường minh về các kinh nghiệm mà bạn đã tích lũy trong suốt quá trình học tập và những kỹ năng quan trọng cho vị trí thực tập bạn đang ứng tuyển.

Ngoài việc tham khảo cách viết email xin thực tập, bạn cũng đừng quên chia sẻ thêm về những thành tích đáng chú ý trong học tập hoặc trong các hoạt động đội nhóm khác mà bạn đã tham gia. Những thành tựu này sẽ giúp bạn được đánh giá cao hơn trong mắt nhà tuyển dụng và chứng minh khả năng của bạn đối với vị trí thực tập.

Cách viết email xin việc thực tập cho phần kết luận

Không cần phải viết quá cầu kỳ trong phần kết, nhưng bạn vẫn có thể đảm bảo tính lịch sự và trang trọng cho phần này. Chỉ cần sử dụng cụm từ "Trân trọng" là đủ để thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách viết email xin thực tập của bạn.

Tạo chữ ký đặc biệt cho bản thân

Mặc dù không bắt buộc, nhưng việc thêm chữ ký vào cách viết email xin việc thực tập sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp đáng kể. Phần chữ ký sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ lại với bạn. Phần này nên bao gồm các thông tin liên hệ như: Họ tên, địa chỉ hiện tại, địa chỉ email, số điện thoại và các tài khoản mạng xã hội của bạn.

Những lưu ý cần nhớ khi viết thư ứng tuyển thực tập sinh

Bên cạnh cách viết email xin thực tập như đã nêu trên, bạn cũng cần lưu ý những vấn đề quan trọng chuyện học đường chia sẻ sau đây để email của các bạn được đánh giá cao hơn bởi nhà tuyển dụng:

• Sự ngắn gọn và rõ ràng: Viết một cách ngắn gọn, dễ hiểu và rõ ràng, vì nhà tuyển dụng không có thời gian đọc những email dài dòng và khó hiểu.

• Mục tiêu và kế hoạch rõ ràng: Hiển thị mục tiêu và kế hoạch của bạn một cách rõ ràng và chính xác khi xin thực tập tại doanh nghiệp. Chứng minh bạn đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thật sự muốn học hỏi, phát triển kinh nghiệm thông qua vị trí thực tập.

• Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp nhất có thể. Để làm nổi bật những điểm quan trọng, hãy sử dụng in đậm hoặc in nghiêng khi cần thiết. Luôn kiểm tra kỹ các lỗi chính tả và ngữ pháp. Đảm bảo cách bố trí cho phép khoảng trống hợp lý để nội dung dễ nhìn và dễ đọc.

Tổng hợp mẫu email xin thực tập cuốn hút nhất cho sinh viên    

Trong phần nội dung cuối cùng của bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn đang tìm hiểu cách viết email xin thực tập một vài mẫu email chuẩn. Sau khi tham khảo chắc hẳn các bạn sẽ có thể viết một bản email thật ưng ý.

Mẫu email xin thực tập 1:

Tiêu đề: [Họ tên]_[Vị trí xin thực tập]_[Tên công ty ứng tuyển]

Kính gửi: [Tên công ty ứng tuyển],

Tôi là [Họ tên], hiện là sinh viên năm […] khoa [Tên chuyên ngành] của [Trường bạn theo học]. Tôi có mong muốn được thực tập tại Quý công ty với vị trí [Tên vị trí thực tập]. Qua thời gian tìm hiểu, tôi nhận thấy Quý công ty là nơi phù hợp nhất với [Mục tiêu nghề nghiệp] của tôi, để tôi có thể học hỏi được từ những nhân sự giỏi nhất trong lĩnh vực.

Tôi đã đính kèm thư xin việc, CV và bảng điểm phía bên dưới đây. Hy vọng rằng bên Quý công ty sẽ xem xét và phản hồi lại email này của tôi.

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Trân trọng,

[Họ tên]

Mẫu viết email xin thực tập 2:

Tiêu đề: Ứng tuyển thực tập sinh [Vị trí thực tập]_[Họ tên]

Kính gửi: Phòng Nhân sự [Tên công ty ứng tuyển].

Tôi là [Họ tên], hiện là sinh viên năm […] khoa [Tên chuyên ngành] của [Trường bạn theo học]. Qua thời gian tìm hiểu, tôi thấy rất quan tâm đến [Vị trí thực tập] mà Quý công ty đang tuyển dụng. Vì thế, tôi viết thư này xin được ứng tuyển vào vị trí còn trống đang tuyển dụng.

Với những kiến thức và kỹ năng rèn luyện được trong quá trình học tập, tôi tin rằng tôi có thể đạt được những yêu cầu trong công việc mà bên Quý công ty đề ra. Hy vọng rằng Quý công ty sẽ xem xét hồ sơ của tôi và sắp xếp một buổi gặp mặt trao đổi trong thời gian gần nhất.

Chi tiết những thông tin về kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và kỹ năng của tôi, bên Quý công ty vui lòng xem rõ hơn trong CV được đính kèm với email này.

Trân trọng,

[Họ tên]

Mẫu 3:

Tiêu đề: Xin thực tập [Vị trí thực tập]_[Họ tên]

Kính gửi: Anh/Chị […] – Trưởng phòng Tuyển dụng [Tên công ty ứng tuyển].

Tôi là [Họ tên], sinh viên năm […] của [Trường bạn theo học]. Được biết Quý công ty đang tuyển dụng thực tập sinh cho  [Vị trí thực tập] nên tôi gửi thư này xin được phép ứng tuyển.

Chuyên ngành học của tôi là [Tên chuyên ngành], đào tạo những kiến thức và kỹ năng mà tôi cho là phù hợp với vị trí tuyển dụng của bên Quý công ty. Đồng thời, vị trí này cũng rất phù hợp với [Mục tiêu nghề nghiệp] của tôi. Với những kiến thức học được, tôi tin rằng bản thân có thể đáp ứng được những yêu cầu mà bên Quý công ty đặt ra trong quá trình làm việc.

Tôi đã đính kèm CV với email này. Hy vọng Anh/Chị […] dành thời gian xem xét.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng,

[Họ tên]

Kết luận    

Trên đây là thông tin tổng hợp các cách viết email xin thực tập ấn tượng, chuyên nghiệp nhất mà các bạn nên tham khảo để có được bước đầu thành công trong quá trình xin việc. Với những thông tin Chọn Trường đã chia sẻ, hy vọng rằng các bạn sẽ sớm trúng tuyển vào vị trí thực tập mình mong muốn. Chúc bạn may mắn!